אפיון מערכת · בית שרה והלל נאמבר
סיכום פגישת האפיון הראשונה והמערכת שמתגבשת ממנה.
התמונה בקצרה
המהות: מערכת אחת גמישה שגדלה עם העמותה, במקום מערכת ותיקה וסגורה. היום העמותה עובדת על מערכת איטית שכמעט אי אפשר להתאים או להרחיב. הבסיס החדש הוא מאנדיי: פלטפורמה שמוסיפים בה תהליך, שדה או דוח בלי לבנות הכל מחדש.
במעבר הזה כל מסע הדייר, הדירות, התשלומים וההתנדבויות עוברים למקום אחד, עם סטטוס חי בזמן אמת. העבודה מפסיקה להיות תלויה בזיכרון ובנוכחות של אנשים, ו-15 תהליכים שנעשים היום ביד הופכים אוטומטיים. הפחתת הניירת היא בונוס משמעותי בדרך.
זהו אפיון הביניים ממה שמופה בפגישה הראשונה. בפגישה השנייה נסגור את הפרטים שסימנתי כפתוחים, ומשם יוצאים אפיון מלא ומפרט בנייה.
פגישת אפיון 1
התקיימה
עיקרי הפגישה
- מיפינו את מסע הדייר מקצה לקצה, כולל הניואנסים: זוגות, חריגים ותנאי הסף.
- המערכת הקיימת איטית ומבוססת ניירת, והעבודה תלויה באנשים ולא במערכת.
- עלו גם נושאים לשלב הבא: סליקה, חיבור לרואה החשבון, תחזוקה וליווי תעסוקתי לדייר.
מה כבר סיכמנו שייכנס למערכת
| נושא | מה סוכם |
|---|---|
| העלאת מסמכים | לינק אישי לכל מועמד שמציג רק את החסר |
| זוגות | סימון הגשה כזוג כבר בטופס |
| חריגים | מסלול אישור נפרד עם שדה פירוט, במקום חסימה וקוד ידני |
| הודעות | אישור קליטה והודעת קבלה אוטומטיות, בוואטסאפ ובמייל |
| נראות | סטטוס חי לכל מועמד ותשלום לאורך כל המסע |
| תיקים | ניהול דיגיטלי של מסמכים, חוזה ופרוטוקול בכרטיס הדייר |
| מכתבי מונים | הפקה ושליחה אוטומטית מהתבנית הקבועה |
| ביטוח והתנדבויות | תזכורות אוטומטיות ודיווח עצמי עם אישור |
| בוגרים | מאגר פעיל עם קבלות ומיון, לא רק ארכיון |
| מיגרציה | העברת הנתונים הקיימים מייצוא של המערכת הישנה |
מסע הדייר · קיים מול מוצע
לכל שלב, כך זה עובד היום ומה שסוכם לשפר.
1
רישום בטופס
היום טופס באתר (ת"ז, צילום, שפות, השכלה, פרטי שירות, רקע אישי). המסמכים הנלווים מגיעים בנפרד בדואר או בוואטסאפ, ומודפסים ידנית.
מוצע: לינק אישי לכל מועמד שמציג רק את הקבצים החסרים. סימון "מגישים כזוג" כבר בטופס. הצנעת שם היחידה המדויקת מטעמי רגישות.
2
מסלול חריגים
היום מי שעברה שנה משחרורו נחסם בטופס, מתקשר, ומקבל קוד ידני. תלוי בזמינות ובאיתור ידני.
מוצע: המערכת מזהה את התאריך, פותחת שדה "מה עשית מאז השחרור", והבקשה עוברת לתור אישור נפרד. אתם פונים לדייר עם מענה תוך כשלושה ימי עבודה, במקום שהוא ירדוף אחריכם.
3
קליטה וזימון לוועדה
היום הודעה כללית, וזימון לפי מקום פנוי. הוועדה יושבת פיזית עם חמישה משתתפים וניירת מודפסת, ומפיקה פרוטוקול אישי.
מוצע: הודעת קליטה אוטומטית רק למי שהשלים מסמכים, והודעת חוסרים לשאר. הפרוטוקול והמסמכים נגישים דיגיטלית בכרטיס. המעבר הדרגתי, אפשר להמשיך להדפיס בהתחלה.
4
קבלה, חוזה ושיוך לדירה
היום הודעה טלפונית, מסירת פרטי עורכת הדין, חתימה פיזית, שיוך לדירה. אין תמונה ניהולית של השלב שבו נמצא כל מועמד.
מוצע: הודעת "התקבלת" אוטומטית בוואטסאפ עם פרטי עורכת הדין ומסגרת זמן. סטטוס חי לכל מועמד לאורך כל המסע.
5
כניסה לדירה
היום מורדכי עובר על הדירה, הדייר חותם על טפסי קבלה ותקינות, ומתחייב תוך שבועיים לביטוח ושיחה אישית. הכל בניירת, בלי התראות.
מוצע: צ'קליסט כניסה דיגיטלי עם התראות, כך שאף שלב לא נופל. תזכורות ביטוח אוטומטיות בכניסה ובחידוש השנתי.
6
מכתבים לגורמים חיצוניים
היום בכל כניסה, מעבר דירה ועזיבה, טופס מונים מפיק מכתב מאוחד לעירייה, ארנונה, מים וחשמל. נשלח ידנית, ולמניב נמסר פיזית.
מוצע: ברגע מילוי המונים, המערכת מפיקה את המכתב מהתבנית ושולחת אוטומטית לגורמים. נבדוק מול מניב אם אפשר לעבור למייל.
7
תשלומים וקבלות
היום תשלום שנתי מראש בארבעה צ'קים, קבלה ידנית, ניהול קופה ותיעוד כפול מול הבנק. קבלות גם לגורמים חיצוניים (אנטנות הגג).
מוצע: מעבר לסליקה דיגיטלית, ריכוז אוטומטי של מי שילם וכמה, וחיבור לרואה החשבון. את מבנה התשלום המדויק נסגור יחד.
8
התנדבויות
היום שתים עשרה שעות בשנה, מתועדות על דפים ונבדקות בגבייה השנתית. המעקב ידני.
מוצע: הדייר מדווח שעות בעצמו והמערכת ממתינה לאישור שלכם, עם תזכורת חודשית שמראה כמה נצבר מתוך המכסה.
9
עזיבה ובוגרים
היום תהליך יציאה מקביל לכניסה. הבוגרים נשמרים ברשימה, ולעיתים צריך לגבות השלמות ולהוציא קבלה אחרי העזיבה.
מוצע: מאגר בוגרים פעיל: קבלות אחרי עזיבה, מיון לפי תאריך וסוג דירה, ושמירת קשר.
מבנה המערכת
הכל במקום אחד, וכל חלק מדבר עם השני. במרכז מסע הדייר, שאליו מתחברים הדירות, התשלומים וההתנדבויות. מהדירות מסתעפות התחזוקה והנכסים המשותפים, ומהתשלומים המשלמים החיצוניים. טופס ההרשמה מזין את כרטיס הדייר.
1 · מסע הדייר
עמוד השדרהכרטיס אחד לכל אדם, מרישום כמועמד ועד בוגר. מחזיק את כל הסטטוסים והמסמכים. התצוגה "כעת בבניין" שאתם מכירים נשמרת כתצוגה מסוננת.
- סטטוס במסע (נרשם, בוועדה, התקבל, בבניין, בוגר…)
- פרטים אישיים (ת"ז, טלפון, מייל)
- סוג בקשה (יחיד / זוג / שותפים)
- בן/בת זוג (קישור בין הכרטיסים)
- תאריך שחרור (מזין את מסלול החריגים)
- דירה משויכת · תאריכי כניסה/עזיבה
- מסמכים · חוזה · פרוטוקול ועדה
- ביטוח · מונה התנדבויות
2 · דירות
119 יחידותלפי סוג: 75 ליחיד, 22 לשותפים, 22 לזוגות. מלאי, תפוסה, מונים והיסטוריית דיירים. התצוגה "רשימת חדרים" עם ספירת פנויים.
- מספר דירה · סוג
- סטטוס תפוסה (פנויה / מאוישת / מתפנה)
- דיירים נוכחיים (קישור)
- מספר נכס · מוני מים וחשמל
3 · תשלומים וקבלות
גבייהכל תשלום וקבלה, לדיירים ולמשלמים חיצוניים. זיכויים, החזרים וסטטוס גבייה. מבנה התשלום (שנתי מול חודשי) ייסגר בפגישה.
- דייר או משלם חיצוני
- סכום · סוג (שכ"ד / צביעה / זיכוי)
- אמצעי (צ'ק / אשראי / הו"ק)
- סטטוס גבייה · קבלה
4 · התנדבויות
12 שעות/שנהדיווח עצמי של הדייר, אישור שלכם, ומונה שעות שמשוקף לכרטיס הדייר.
- דייר · סוג (שמירה / ניקיון / גינון)
- שעות · תאריך
- סטטוס אישור · אחראי מאשר
טופס ההרשמה
תהליך ייעודיטופס ההרשמה הוא השער שמזין את כרטיס הדייר, לא בורד בפני עצמו. הוא נבנה במיוחד עבורכם: לינק אישי להשלמת מסמכים, זיהוי זוגות וחריגים, תנאי הסף, והצנעת שם היחידה. מחובר במלואו למאנדיי, כך שכל הרשמה נכנסת ישר לכרטיס הדייר עם המסמכים והסטטוס, בלי הקלדה חוזרת. כל שדה, תנאי והודעה נבנים לפי איך שאתם עובדים.
5-7 · תחזוקה · נכסים משותפים · הכנסות נוספות
שלב מתקדםתחזוקה עם היסטוריית קריאות פר דירה ופריט (לדעת שמקרר בדירה מסוימת תוקן פעמיים), נכסים משותפים (מעליות, גנרטור), ומשלמים חיצוניים (אנטנות הגג). שלד נבנה בשלב הזה, מלואם בשלב הבא.
זהו השלד של המערכת. את השדות המדויקים נחדד אחרי שנשלים את הפרטים החסרים בפגישה הבאה.
דשבורדים לניהול
המסך שאתה פותח בבוקר ורואה בו איפה עומד כל מועמד, מי שילם ומה דורש טיפול, בלי לשאול אף אחד ובלי דוח שצריך להכין. אותה תמונה בדיוק מוצגת לוועד.
מה זה נותן לך לנהל
- תפוסה: כמה יחידות מלאות, פנויות ומתפנות לפי סוג, כמה הכנסה חודשית תלויה בפנויות, ולמי לזמן לוועדה הקרובה.
- גבייה: כמה נכנס החודש והרבעון, סך היתרות הפתוחות, ומי בפיגור.
- פייפליין קבלה: איפה עומד כל מועמד ברגע נתון, מהרישום ועד המפתח לדירה, מי תקוע ומי דורש טיפול.
- התראות ותאימות: ביטוחים שפגים, התנדבויות בפיגור ומחויבויות כניסה שלא הושלמו, הרגע לבדוק לפני חידוש חוזה.
- תחזוקה: קריאות פתוחות ודירות עם בעיות חוזרות.
- תמונת שנה לוועד: אחוז אכלוס, גבייה ותנועת דיירים, מוכנה להצגה בלי דוח ידני.
הנתונים מוצגים חזותית (מספרים גדולים, גרף, סרגל תפוסה) ומתעדכנים בזמן אמת. את תמונת המצב אפשר לייצא ולהציג ישירות בישיבת ועד.
אוטומציות · העבודה שהמערכת עושה לבד
התהליכים הידניים שיהפכו לאוטומטיים.
| # | אוטומציה | מתי היא רצה |
|---|---|---|
| 1 | קליטת טופס מהאתר לכרטיס מועמד | עם שליחת הטופס |
| 2 | לינק אישי להשלמת מסמכים חסרים | כשחסר מסמך |
| 3 | הודעת קליטה מלאה / הודעת חוסרים | עם קבלת הטופס |
| 4 | ניתוב אוטומטי של מועמד חריג | לפי תאריך שחרור |
| 5 | הודעת "התקבלת" עם פרטי עורכת הדין | עם אישור בוועדה |
| 6 | עדכון סטטוס לאורך כל המסע | בכל מעבר שלב |
| 7 | מכתב מונים מאוחד לגורמים | עם מילוי המונים |
| 8-9 | תזכורות ביטוח (כניסה + חידוש שנתי) | אוטומטי בזמן |
| 10 | תזכורת התנדבויות חודשית עם מונה | כל חודש |
| 11 | תזכורת גבייה וחידוש שנתי | לפני סוף התקופה |
| 12 | הפקת קבלה אוטומטית בתשלום | עם רישום תשלום |
| 13-14 | סליקה וסנכרון לרואה החשבון | שלב מתקדם |
| 15 | מיגרציה מהמערכת הישנה | חד-פעמי |
בדיקת עומס: המערכת בנויה להחזיק עומס גדול בהרבה מהצפוי אצלכם, עם מרווח רחב לצמיחה, בלי לגעת בתשתית ובלי עלות נוספת.
שתי המלצות טכניות
- וואטסאפ: נתחיל בערוץ שעובד מיד, בלי תלות בתהליך אימות ארוך מול פייסבוק ומטא. בפועל: מתחילים לשלוח הודעות אוטומטיות כבר עכשיו, בלי להמתין שבועות.
- הטופס: ייבנה כטופס חדש בקוד, מחובר ישירות למאנדיי. בפועל: שליטה מלאה בשדות ובתנאים, בלי תלות בספק האתר, וכל הרשמה נכנסת ישר לכרטיס הדייר.
מה נשלים בפגישה הבאה
כמה נקודות שנחדד יחד כדי לבנות מדויק מההתחלה. הכנתי אותן מסודרות, נעבור עליהן יחד בפגישה.
נעבור עליהן ראשונות
- מבנה התשלום: להישאר בגבייה שנתית מראש, או לעבור לחיוב חודשי?
- הקבלות: איך הן מופקות היום ומאיזו מערכת, כדי לתכנן מנגנון תקין ומאושר.
- תעודת לוחם כתנאי סף: איך המערכת תסמן מועמד ללא תעודת לוחם.
- משתמשים והרשאות: מי יעבוד במערכת ומי רואה מה.
- זוגות: תשלום משותף או נפרד, ואיך מתנהל שיוך משותף לדירה.
נשלים בהמשך
- הכנסות נוספות: מי הגורמים שמשלמים, לדוגמה אנטנות הגג.
- מעבר דירה: איך מנוהל היום.
- הודעת סירוב למי שלא התקבל בוועדה: האם נרצה גם אותה אוטומטית.
- מניב: האם אפשר לעבור לקבלת מכתבים במייל.