מסמך אפיון מפורט (SRS) לבנייה. מאחד שלוש פגישות אפיון וחומרי לקוח למקור אמת אחד.
עמותת בית שרה והלל נאמבר מפעילה מיזם דיור מסובסד לחיילים ולחיילות משוחררים מיחידות לוחמות: כ-120 חדרים (יחיד/סטודיו, זוגות, שותפים) המנוהלים כיום במערכת ותיקה, איטית ולא מאובטחת. מסמך זה מאפיין מערכת ניהול מרכזית חדשה על גבי מאנדיי, המרכזת את מסע הדייר המלא: מרישום באתר, דרך ועדת קבלה וחתימת חוזה, שיוך לדירה, ניהול שוטף (השתתפות בהוצאות, התנדבויות, ביטוח, תחזוקה), ועד עזיבה וניהול בוגרים.
המהות אינה דיגיטציה של ניירת אלא מעבר לפלטפורמה גמישה, מהירה וניתנת להרחבה; חיסכון הניירת הוא תוצר לוואי. שני עקרונות מובילים את התכנון: (א) נראות ניהולית בכל רגע לצחי, מנהל העמותה, על מיקומו של כל מועמד וכל תשלום במסע; (ב) UX טבלאי מוכר ומהיר ללילך, מנהלת התפעול, כדי לשמר את קצב העבודה שהיא מכירה ולהוריד את חסם האימוץ.
התהליך כלל שלוש פגישות אפיון (5.7, 9.7, 21.7.2026) בליווי חומרי לקוח (טופס הרשמה, ייצוא דירות, דוגמת קבלה, טופס עזיבה). האפיון נסגר בפגישה 3 ועוברים לבנייה. מודל הבנייה שהוסכם: עבודה בשלבים, לו"ז go-live יעד חודש עד חודשיים, מעבר מלווה עם עבודה מקבילה קצרה ושתי פגישות הדרכה. קיים פוטנציאל מוצהר להמשך ליווי שוטף אחרי העלייה לאוויר.
מסגרת מסחרית: עמותה (ח.פ 580451433), תעריף 320₪/שעה, עוסק פטור. אפיון נחתם ושולם (8 שעות). הצעת הבנייה נפרדת.
השתתפו ניר וצחי (לילך לא נכחה; הערותיה למסמך האפיון רוכזו מראש ונסגרו בפגישה). זהו סבב הסגירה שהעביר את הפרויקט מאפיון לבנייה.
| # | הנושא | ההכרעה |
|---|---|---|
| 1 | הערות תיק אישי | נסגר בפגישות קודמות - הערות אישיות פנימיות בטיים-ליין של כרטיס הדייר, לא גלוי לדייר. |
| 2 | קנסות | סוג בתשלומים: טקסט חופשי לתיאור העבירה (עבירת תקנון) + סכום קנס משתנה, לא קבוע ← מייצר דרישת תשלום. |
| 3 | הארכה (הארכת חוזה) | נסגר - מנגנון גמיש (חודש/חודשיים/שלושה), יכול באותה דירה. |
| 4 | העלאת תשלום = גורפת | לא העלאה פרטנית לדייר בודד אלא לכלל הדירות מסוג מסוים. מנגנון: סוג דירה כ"מוצר" עם מחיר - עדכון המחיר במקום אחד מדרדר אוטומטית לכל הדירות מאותו סוג (דוגמה: סטודיו מ-1,050₪ ל-1,400₪). כל מספר נכס משויך לסוג דירה והמחיר משתקף אליו. |
בנוסף: תשלום סיום/סיוד דירה אושר כחלק מהתשלומים השוטפים (בדוגמת קבלה 53115 - 500₪ "במקום שיק שחזר"), ולא כפריט נפרד.
הוסכם (כפי שהומלץ) להפריד את המסכים לפי משתמש, כי "הרבה דברים שמעניינים את צחי לא מעניינים את לילך":
homeforbest.org.il/request (הטופס). רשום על שם יגאל איילון משנת 2014, מנוהל ב-Cloudflare. אין תיבות מייל על הדומיין.request.homeforbest.org.il) ללא תלות בספריית ה-Wix. ייתכן החלפת דומיין בעתיד (החלטה טכנית פתוחה).צחי רוצה להעביר למאנדיי את אפליקציית דיווח התקלות החיצונית שבשימוש היום (שתחליף אותה). ישלח לניר גישה לבחינת מה היא עושה.
| ציר | מצב קיים (As-Is) | מצב רצוי (To-Be) |
|---|---|---|
| פלטפורמה | מערכת ותיקה, איטית מאוד ("לוקח שבועות"), אבטחה חלשה (כניסה ללא סיסמה), "טלאי על טלאי". | מאנדיי - מהיר, גמיש, מאובטח, מודל הרשאות אמיתי. |
| מסע הדייר | מפוצל ולא נראה; אין נראות ניהולית באיזה שלב כל מועמד/דייר. | כרטיס אחד לאורך כל המסע עם סטטוס בכל שלב; משפך שקוף מרישום ועד בוגר. |
| רישום ומסמכים | טופס אתר שבור; מסמכים מגיעים בדואר רשום או לוואטסאפ האישי של לילך; לילך מדפיסה הכול. | טופס הרשמה חדש בקוד, מחובר למאנדיי; לינק אישי דינמי להשלמת מסמכים חסרים; תיק דיגיטלי בכרטיס. |
| תלות באנשים | "לילך היא האפליקציה" - ידע ותהליכים תלויים בה; ניירת בתיקים פיזיים. | תהליך מובנה במערכת; הידע יושב בכרטיסים, לא בראש; מעבר הדרגתי לדיגיטל. |
| תשלומים | צ'קים (שנה מראש), תיעוד ידני, "קופה" וירטואלית מול הבנק. | הוראת קבע שנתית באשראי (קארדקום, טוקן לכל דייר); ריכוז אוטומטי של מי שילם וכמה; קנסות/העברות חד-פעמיות מנוהלות. |
| מכתבי מונים | לילך שולחת ידנית לגורמים; למניב נמסר פיזית. | מכתב מאוחד מופק ונשלח אוטומטית לכל הנמענים בעת אירוע דיור. |
| התנדבויות/ביטוח | מעקב על דפים, לילך "שוטרת"; אין תזכורות ביטוח. | דיווח עצמי + אישור, מונה 12 שעות, תזכורות אוטומטיות; התראות ביטוח (כניסה + חידוש שנתי). |
| תחזוקה | אפליקציה חיצונית לדיווח בלבד; אין היסטוריית תיקונים. | יומן תחזוקה פר דירה + מלאי מקרר/מזגן + חיבור ספקים ועלות פר דירה. |
| ניהול | אין תמונת מצב בזמן אמת. | דשבורדים מופרדים לצחי (ניהולי/ועד) וללילך (תפעולי). |
עקרון: שלב 1 מכסה בעומק מלא את ליבת התפעול. שלב 2 מכיל הרחבות שנאספות שדות עבורן כבר בשלב 1 והדשבורד מתמלא עם הזמן.
| שם | תפקיד | הקשר במערכת |
|---|---|---|
| צחי בן דוד | מנהל העמותה, מקבל ההחלטות (Sponsor). | דורש נראות ניהולית ודשבורד ניהולי/ועד; דוחף לשינוי תהליכי; מאשר את ההצעה (הוועד מיודע). |
| לילך קונצ'יצקי | מנהלת התפעול, בעלת-התהליך והמשתמשת המרכזית. | מנהלת דיירים, תשלומים, קבלות, מונים, ועדות; רגישה לשינוי, אוהבת תצוגת טבלה ומהירות; דשבורד תפעולי; יעד עיקרי להדרכה ואימוץ. |
| מורדכי ("מורדי") | מנהל תחזוקה. | רואה דירות ותחזוקה, לא פרטי דיירים; דשבורד תחזוקה. |
| סופי | משתמשת עתידית. | גישה מוגבלת - לא רואה הכול; מחייב מודל הרשאות והפרדת בורדים רגישים. |
| יגאל איילון | IT / מחזיק דומיין ומפיק קבלות היום. | הדומיין homeforbest.org.il רשום על שמו (2014, Cloudflare); מפיק את הקבלות במערכת הפנימית הנוכחית. השליטה מועברת ממנו לניר. |
| איזי כנען | מנהל הבית. | חתום על מכתב הבנק (בקשה למשיכת צ'ק). |
| אביב | בונה האתר החדש (Wix), ספק חיצוני. | ניר יתואם מולה לחיבור הטופס והדומיין; אין ניהול אתר שוטף מצד העמותה. |
| ניר גילה-נולמן (KickOps) | אפיון, בנייה, אירוח וניהול הדומיין, ליווי מעבר. | ספק המערכת; יבצע את כל העבודה הטכנית בעצמו בשלב זה. |
מסע הדייר הוא עמוד השדרה של המערכת: כרטיס אחד לכל אדם, מרגע הרישום כמועמד ועד בוגר, שנע לאורך שרשרת סטטוסים אחת. כל שלב מתועד בכרטיס, וכל מעבר סטטוס מפעיל את האוטומציות והדשבורדים. סעיף זה מתאר את המסע צעד-אחר-צעד, כולל כל התיקונים וההחלטות מפגישות 2 ו-3. הטרמינולוגיה המחייבת: "השתתפות בהוצאות" (לא "שכר דירה") בכל מקום במערכת ובכל מסמך יוצא.
הסטטוס הוא המנוע של המסע. להלן הערכים המלאים לפי הסדר, ותנאי הכניסה לכל אחד. בשל מספר הערכים הגבוה, המימוש הוא סטטוס "שלב-על" + dropdown "תת-שלב" (מוכרע בבנייה), אך רשימת המצבים הקובעת היא:
| # | סטטוס | מתי נכנסים אליו | קבוצה בבורד |
|---|---|---|---|
| 1 | נרשם | הגיש טופס, טרם נבדקה שלמות מסמכים | מועמדים בתהליך |
| 2 | חסרים מסמכים | הוגש טופס אך חסר מסמך חובה אחד או יותר | מועמדים בתהליך |
| 3 | חריג-ממתין אישור | תאריך שחרור מעל שנה (הוארך לשנתיים) - ממתין להכרעת לילך | מועמדים בתהליך |
| 4 | ממתין לוועדה | כל המסמכים הושלמו והחריג (אם קיים) אושר | מועמדים בתהליך |
| 5 | התקבל-ממתין לחוזה | ועדת קבלה אישרה | מועמדים בתהליך |
| 6 | חתם | חתם חוזה מול עורכת הדין | מועמדים בתהליך |
| 7 | שויך לדירה | קושר למספר דירה פנויה | דיירים פעילים |
| 8 | בבניין | הושלמה כניסה (טופס קבלה + מונים) | דיירים פעילים |
| 9 | בעזיבה | תהליך עזיבה נפתח (עזיבה או מעבר דירה) | דיירים פעילים |
| 10 | בוגר | סיים ועזב את הבניין | בוגרים |
| 11 | נדחה | לא עבר תנאי סף / לא עבר ועדה | נדחים / לא רלוונטי |
נקודת הכניסה: טופס ההרשמה (רכיב קוד נפרד ב-Next.js, מחובר למאנדיי ב-API), הפותח בשער תעודת זהות.
סטטוס בסיום ההגשה: "נרשם", ובמידה וחסר מסמך חובה - "חסרים מסמכים".
מסלול ייעודי למי שטרם השתחרר (החלטת פגישה 2, מחליף את "מצלמים פתק" הידני):
מופעל כשתאריך השחרור בשער ת"ז חורג מחלון הזכאות (עד שנה מהשחרור, הוארך לשנתיים בשל המלחמה). מחליף את המנגנון הישן (חסימה + קוד ידני עם תוקף).
הרציונל: לילך מקבלת רקע אנושי על המועמד ומאפשרת לו להבליט יוזמות רלוונטיות, בלי לצמצם לרקע משפחתי בלבד.
לינק אישי להשלמת מסמכים: מי שהגיש חלקית מקבל לינק אישי המציג רק את הקבצים החסרים. מסמכי החובה: צילום ת"ז (שני צדדים), תעודת שחרור (כולל הערכת מפקד), תעודת לוחם / תומכת לחימה, אישורי הכנסה של המועמד ושל ההורים (3 תלושים), ומסמכים נלווים לפי מצב. חייל בודד: אישור חייל בודד במקום תלושי הורים. אין תלושי הורים: אישור ביטוח לאומי. הורה שנפטר: דוח רווח והפסד (לוגיקת התלושים/הורה נפטר נותרה לדיוק בבנייה - ראו שאלות פתוחות).
הודעת קליטה אוטומטית (טלפון + מייל): רק למי שהגיש הכל - הודעת קליטה תקינה. למי שחסר - הודעת חוסרים עם הלינק האישי.
מסלול השלמת מסמכים - 6 חודשים (החלטת פגישה 2): מועמד שלא השלים מסמכים לא נשאר תקוע ללא הגבלה. הרצף:
| מועד | פעולה |
|---|---|
| שבוע לאחר ההגשה | תזכורת ראשונה (עוד "טרי") |
| כל חודשיים | תזכורת חוזרת (כ-3 סבבים לאורך 6 חודשים) |
| חודשיים אחרונים | אזהרה אחרונה לפני סגירה |
| סוף 6 חודשים | סגירה - הכרטיס יוצא מהרשימה הפעילה |
לאחר סגירה, פתיחה מחדש בשיקול דעת ידני (הדייר מתקשר).
עד הזימון אין תהליך ביניים - הכרטיס ממתין בסטטוס "ממתין לוועדה". הזימון נעשה לפי מקום פנוי/מתפנה בבניין (המתנה עד כ-3 חודשים).
מעקב טלפוני (החלטת פגישה 2): הזימון עצמו הוא טלפוני, ולילך צריכה לסמן על הכרטיס את תוצאת יצירת הקשר:
מעקב זה הוא חלק מהמשפך ומופיע בדשבורד התפעולי של לילך (זימונים ללא מענה).
החלטה:
הנראות הניהולית על שלב זה (באיזה שלב כל מועמד) היא דרישת-העל של צחי, ונפתרת בכך שכל התהליך יושב בסטטוס אחד גלוי בדשבורד.
שיוך: הכרטיס מקושר למספר דירה פנויה (עמודת "דירה משויכת" → בורד דירות). סטטוס "שויך לדירה"; הדירה עוברת ל"מאוישת". סוג הבקשה (עבור עצמך / עבורך ובן-בת זוג) נקבע כבר בטופס, אך סוג הדירה בפועל תלוי במלאי.
תהליך הכניסה בפועל:
מחויבויות תוך שבועיים מהכניסה (תיקון פיסוק מפגישה 2): הדייר חותם על טופס הקבלה במעמד הכניסה. שלושת אלו הם מחויבות נפרדת שיש להשלים תוך שבועיים:
צ'קליסט המחויבויות עם דגלים/התראות כשמשהו לא הושלם, מוצג בדשבורד התפעולי של לילך.
סטטוס בסיום הכניסה: "בבניין".
מופעל באירוע דיור (כניסה, מעבר דירה, עזיבה). המכתב מבחין בין "נכנס לבניין" (חדש) לבין "נכנס לדירה" (מעבר פנימי).
מנגנון (דיוק מפגישה 1-2): זהו מכתב אחד מאוחד שמכיל את כל הנמענים; כל גורם קורא רק את השורה הרלוונטית לו. האוטומציה מפיקה ושולחת את המכתב ישירות ממילוי טופס המונים (background), ללא צורך בהעלאת קובץ ידנית. תבנית המקור בוורד.
משתני המכתב: שם + ת"ז + נייד הדייר (שני סלוטים לזוג), מספר דירה, תאריך, מספר נכס, מספר מונה מים + קריאה, מספר מונה חשמל + קריאה.
נמענים (4 גורמים, מתוך המכתב בפועל):
| גורם | איש קשר |
|---|---|
| עיריית ראשל"צ - הכנסות | גב' קורין |
| גביה ואכיפה (ארנונה) | אתי ממן |
| חברת מניב (מים) | אלינור יצחקי |
| חברת החשמל | לירון |
לגבי מניב - שליחה במייל בבירור (יש איש קשר: אלינור); עד לאישור, מסירה ידנית של מורדכי.
טרמינולוגיה: "השתתפות בהוצאות" בלבד.
התראות תשלום: התראה 3 חודשים ולאחריה חודש לפני חידוש/תשלום (בולט, אדום/כתום), ללילך ולדייר. מודל התראות זה משתנה במעבר עתידי לתשלום חודשי.
אירוע דיור ייעודי (החלטת פגישה 2). מעבר דירה = עזיבה + שיוך לדירה חדשה, כשהדייר נשאר פעיל - זה אינו עזיבת הבניין.
בקשה נפרדת ועצמאית ממעבר דירה (החלטת פגישה 2). ההארכה גמישה - חודש, חודשיים או שלושה, וכן הלאה. יכולה להיות באותה דירה (לא מחייבת מעבר). ניתן להאריך פעם שנייה. מעדכן את תאריך העזיבה הצפוי ואת התראות החידוש.
תהליך העזיבה מראה לכניסה, ללא עורכת דין:
התראת עזיבה: התראה 3 חודשים ולאחריה חודש לפני העזיבה (ללילך ולדייר) - דיירים נוטים להיות מופתעים ממועד סיום החוזה. התראה זו נשמרת גם במעבר עתידי לתשלום חודשי.
בוגרים כמאגר פעיל: הבוגרים אינם ארכיון מת אלא קבוצה במסע הדייר (אותו כרטיס). יש להמשיך לגבות השלמות ולהוציא קבלות גם לאחר העזיבה; מיון לפי תאריך/סוג. שדות הליווי התעסוקתי (מקום עבודה, כיוון/תוכנית התפתחות) נאספים לאורך המסע ומאפשרים המשך קשר עם הבוגר.
מסמך זה מגדיר את כל הבורדים במערכת מאנדיי של בית שרה והלל נאמבר ברמת שדה/סוג/ערך/קשר. זהו המקור הקובע לבנייה. כל ההחלטות משלושת סבבי האפיון אוחדו כאן. טרמינולוגיה מחייבת: "השתתפות בהוצאות" (לא "שכר דירה"). העמותה עוסק פטור, קבלות בלבד.
המערכת מורכבת מ-11 בורדים בשני צירים מרכזיים: מסע הדייר (עמוד השדרה) ודירות. חלוקה לפי סקופ: 8 בורדים לשלב 1, ו-3 בורדים לשלב 2 (נכסים משותפים / תחזוקה מונעת, וחלקים מספקים). הפרדת הבורדים אינה עיצובית בלבד - היא נגזרת ההרשאות (ראו §5): מאנדיי לא תומכת בהרשאות ברמת שורה, ולכן כל תוכן שצריך להסתיר ממשתמש מסוים חייב לשבת בבורד נפרד.
` [טופס הרשמה - רכיב קוד נפרד] ──API──▶ ┌──────────────────┐ │ מסע הדייר │◀─┐ self N:1 (בן/בת זוג) │ (עמוד השדרה) │──┘ ┌──────────────┬───────────────┬───────────┴───────┬──────────────┐ │ 1:N │ 1:N │ 1:N │ N:1 │ ▼ ▼ ▼ ▼ │ [תשלומים [התנדבויות] [יומן דייר פנימי] [דירות] ─N:1─▶ [סוגי דירה/תעריפון] וקבלות] │ │ │ (mirror תעריף) ▲ N:1 1:N ▼ │ ▼ 1:N [משלמים חיצוניים] [תחזוקה]│ [מכשירים: מקרר/מזגן] ▲ N:1 │ │ N:1 [נכסים משותפים] ▼ (שלב 2) 1:N▲ [ספקים] ─1:N─▶ [תחזוקה] `
| מ- | קשר | ל- | קרדינליות | מימוש מאנדיי |
|---|---|---|---|---|
| מסע הדייר | שויך לדירה | דירות | N:1 | Connect (two-way) + Mirror מס' דירה/סוג/תעריף |
| מסע הדייר | בן/בת זוג | מסע הדייר | self N:1 | Connect (self-link) |
| מסע הדייר | תשלומים | תשלומים וקבלות | 1:N | Connect + Mirror ששולם/יתרה |
| מסע הדייר | התנדבויות | התנדבויות | 1:N | Connect + Mirror סך שעות מאושרות |
| מסע הדייר | יומן פנימי | יומן דייר פנימי | 1:N | Connect (בורד מוסתר - הרשאות) |
| דירות | סוג/תעריף | סוגי דירה (תעריפון) | N:1 | Connect + Mirror מחיר חודשי |
| דירות | קריאות שירות | תחזוקה | 1:N | Connect (two-way) |
| דירות | מכשירים | מכשירים (מלאי) | 1:N | Connect (two-way) |
| מכשירים | ספק | ספקים | N:1 | Connect |
| נכסים משותפים | קריאות שירות | תחזוקה | 1:N | Connect |
| ספקים | קריאות/עבודות | תחזוקה | 1:N | Connect + Mirror עלות לדירה |
| משלמים חיצוניים | תשלומים | תשלומים וקבלות | 1:N | Connect |
הערות קרדינליות:
כרטיס אחד לכל אדם, מרגע הרישום ועד בוגר/נדחה. מבוסס Build חדש מאפס.
קבוצות: מועמדים בתהליך · דיירים פעילים · בוגרים · נדחים / לא רלוונטי.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים / יעד | חובה | הערות |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | שם המועמד/דייר | name | - | כן | ראשי |
| 2 | שלב במסע | status | מועמד · ועדה · התקבל-בחוזה · דייר פעיל · בעזיבה · בוגר · נדחה | כן | סטטוס-על (7 labels) - המיון הראשי בטבלה |
| 3 | תת-שלב | dropdown | נרשם · חסרים מסמכים · חריג-ממתין אישור · ממתין לזימון ועדה · זומן-ממתין מענה · אישר הגעה · בדיון ועדה · התקבל-ממתין חוזה · חתם · שויך לדירה · בבניין · בהארכה · במעבר דירה · גמר חשבון | לא | פירוט מתחת לסטטוס-העל (פותר את בעיית ריבוי ה-labels) |
| 4 | תעודת זהות | text | - | כן | מפתח dedup ייחודי |
| 5 | טלפון נייד | phone | - | כן | לוואטסאפ/קארדקום |
| 6 | טלפון נוסף | phone | - | לא | |
| 7 | מייל | - | כן | הודעות | |
| 8 | סוג בקשה | status | עבור עצמך · עבורך ובן/בת זוג | כן | תוקן בפגישה 2 (לא "יחיד/שותפים") |
| 9 | בן/בת זוג | board_relation | → מסע הדייר (self N:1) | לא | קישור שני כרטיסי זוג |
| 10 | תפקיד בכרטיס | status | דייר משלם · בת/בן זוג · שותף | לא | תואם "סוג דייר" בייצוא |
| 11 | מין | status | זכר · נקבה | כן | קובע דרישת מסמך לוחם (זכר=לוחם חובה; נקבה=לוחם או תומכת לחימה) |
| 12 | חייל בודד? | status | כן · לא | לא | כן → פטור מאישורי הכנסת הורים |
| 13 | מקור הגעה | dropdown | מפה לאוזן · אתר · הפניה · אחר | לא | נוסף בפגישה 2 |
| 14 | צילום/סלפי | files | - | לא | מהטופס (סלפי בתוקף) |
| 15 | תאריך שחרור | date | - | כן | מזין את מסלול החריגים |
| 16 | חריג? | status | לא · חריג-ממתין אישור · חריג-אושר · חריג-נדחה | לא | חלון הגשה: עד שנתיים מהשחרור |
| 17 | פירוט חריג | long_text | - | לא | "מה עשית מאז השחרור (רקע + יוזמות: לימודים/עבודה/קריירה)" |
| 18 | סטטוס זימון ועדה | status | לא זומן · זומן-ממתין מענה · ענה-אישר הגעה · ויתר · לא נמצא | לא | מעקב טלפוני (פגישה 2) |
| 19 | מס' ניסיונות זימון | numbers | - | לא | |
| 20 | תאריך ועדה | date | - | לא | |
| 21 | המלצת ועדה | status | התקבל · נדחה · בדיון | לא | |
| 22 | הערות ועדה | long_text | - | לא | תמצית לפרוטוקול |
| 23 | דירה משויכת | board_relation | → דירות (N:1) | לא | מתמלא בשיוך; Mirror מס' דירה+סוג+תעריף |
| 24 | תאריך כניסה | date | - | לא | |
| 25 | תאריך סיום חוזה צפוי | date | - | לא | מזין תזכורות 3ח'/1ח' |
| 26 | תאריך עזיבה בפועל | date | - | לא | |
| 27 | סה"כ חודשים | formula | חישוב מ-כניסה/עזיבה | לא | |
| 28 | שולם מהתקופה | mirror | מבורד תשלומים | לא | סכום ששולם |
| 29 | יתרה לתשלום | formula | תעריף×תקופה - שולם | לא | |
| 30 | טוקן קארדקום | text | - | לא | רגיש - הרשאת עמודה; חיוב ע"י שליחת טוקן |
| 31 | תוקף ביטוח דירה | date | - | לא | מזין תזכורות כניסה+חידוש שנתי |
| 32 | מחויבות ביטוח | status | ממתין · הושלם | לא | צ'קליסט שבועיים ראשונים |
| 33 | מחויבות תקינות דירה | status | ממתין · הושלם | לא | טופס "קדוש" (ליקוי לא-מדווח=חיוב ביציאה) |
| 34 | מחויבות שיחה אישית | status | ממתין · הושלם | לא | עם צחי |
| 35 | סטטוס התנדבויות | mirror | שעות מאושרות מתוך 12 | לא | מבורד התנדבויות |
| 36 | מקום עבודה | text | - | לא | רגיש (הרשאת עמודה) - ליווי תעסוקתי |
| 37 | כיוון/תוכנית התפתחות | long_text | - | לא | רגיש (הרשאת עמודה) |
| 38 | מסמכי חובה | files | ת"ז (2 צדדים) · תעודת שחרור+הערכת מפקד · תעודת לוחם/תומכת לחימה · אישורי הכנסה הורים · אישור הכנסה מועמד | כן | תיק דיגיטלי |
| 39 | מסמכים נוספים | files | שכירות/משכנתא · הוצאות מיוחדות · אחר | לא | |
| 40 | חוזה חתום | files | - | לא | חתימה - ראו שאלה פתוחה |
| 41 | פרוטוקול ועדה | files | - | לא | חובת שמירה לביקורת |
חסימת הרשמה כפולה: ת"ז שנרשמה נחסמת (פתיחה ידנית בשיקול דעת). מנגנון: dedup ב-API של הטופס + אוטומציה.
מחויבות מסמך לוחם: זכר ללא תעודת לוחם → שלילה אוטומטית. נקבה → תעודת לוחם או "תומכת לחימה".
מלאי הדיור. מקור מיגרציה: materials/04-ייצוא-אקסל/דירות.csv - 120 חדרים. מיושר לעמודות ה-CSV.
קבוצות: לפי סוג חדר (7 קבוצות, ראו §3) או לפי קומה - להכריע בבנייה לפי נוחות לילך.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים / יעד | חובה | מקור CSV / הערות |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | מספר חדר | name | 1–120 | כן | עמודת "חדר" |
| 2 | קומה | status | קרקע · קומה 1 · קומה 2 · קומה 3 · קומה 4 · קומה 5 | כן | עמודת "קומה" |
| 3 | סוג חדר / תעריף | board_relation | → סוגי דירה (N:1) | כן | Mirror מחיר חודשי. 7 סוגים (§3) |
| 4 | סטטוס תפוסה | status | פנויה · מאוישת · עומדת להתפנות · בשיפוץ | כן | מזין "רשימת חדרים" |
| 5 | דיירים נוכחיים | board_relation | → מסע הדייר (1:N) | לא | דייר משלם + בת/בן זוג / שותפים |
| 6 | מספר נכס | text | - | לא | עמודת "מספר נכס" - למכתבי מונים |
| 7 | מספר מונה חשמל | text | - | לא | עמודת "מונה חשמל" (מק"ט מונה) |
| 8 | קריאת מונה חשמל | numbers | - | לא | עמודת "קריאת מונה חשמל" (קריאה נוכחית) |
| 9 | מספר מונה מים | text | - | לא | עמודת "מונה מים" |
| 10 | קריאת מונה מים | numbers | - | לא | עמודת "קריאת מונה מים" |
| 11 | תאריך כניסה | date | - | לא | עמודת "תאריך כניסה" (של הדייר הנוכחי) |
| 12 | סיום צפוי | date | - | לא | עמודת "סיום צפוי" |
| 13 | תיק תחזוקה | board_relation | → תחזוקה (1:N) | לא | קריאות שירות והיסטוריה |
| 14 | מכשירים | board_relation | → מכשירים (1:N) | לא | מקרר/מזגן פר דירה |
| 15 | עלות תחזוקה מצטברת | mirror/formula | מבורד תחזוקה | לא | לדשבורד עלות/דירה |
הערת מיגרציה: בייצוא, שם הדייר + טלפון + ת"ז ריקים (אנונימיזציה). השיוך דייר↔חדר יגיע מייצוא הדיירים המלא. סוג דייר בייצוא: "דייר משלם" / "בת / בן זוג". 4 חדרים ריקים בייצוא (16, 82, 97, 116) - לאמת אם פנויים או חוסר-נתונים. קריאות המונים בייצוא הן קריאה נקודתית; היסטוריית קריאות תיאסף באירועי דיור (כניסה/מעבר/עזיבה).
Views: *רשימת חדרים* (כל הדירות כולל פנויות + ספירת פנויים למעלה - המסך שלילך מכנה "מגרש המשחקים") · *לפי סוג* (Kanban) · *מפת תפוסה*.
קטלוג מחירים - "סוג דירה כמוצר". בורד קטן (7 פריטים). מנגנון העדכון הגורף שצחי ביקש: המחיר מוגדר פעם אחת פר סוג, ומשתקף (Mirror) לכל הדירות מאותו סוג. עדכון במקום אחד מדרדר לכל הדירות (דוגמה: סטודיו 1,050→1,400).
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | שם סוג | name | 7 סוגים (§3) | ראשי |
| 2 | קטגוריית בסיס | status | יחיד · זוגי · שותפים | לקיבוץ |
| 3 | מחיר חודשי (השתתפות בהוצאות) | numbers | ₪ | המחיר שמשתקף לדירות |
| 4 | מספר דירות מסוג זה | mirror | מבורד דירות | לבקרה |
ערכי מחיר ידועים (מהטופס, לאימות סופי): יחיד = 1,050₪/חודש · זוגות = 900₪/חודש. מחיר שותפים ותוספות תת-סוג (גינה/פנטהאוז) - טרם נמסרו, לאימות לפני go-live.
כלל תכנון חשוב: מאנדיי לא מאפשרת Mirror של Mirror. לכן סכום התשלום בפועל בבורד התשלומים לא ישקף שרשרת תעריפון→דירה→תשלום. במקום זה, סכום דרישת התשלום נזרע ממחיר הסוג ע"י אוטומציה בזמן יצירת הדרישה, ונשמר כמספר קבוע על הפריט (מאפשר גם חריגות/הנחות פר דייר). העדכון הגורף חל על דרישות עתידיות; דרישות קיימות אינן משתנות רטרואקטיבית.
כל תשלום/קבלה - דיירים והכנסות נוספות. מודל תשלום: הוראת קבע שנתית באשראי דרך קארדקום (טוקן פר דייר). העברה בנקאית = חד-פעמי בלבד (קנס/נזק/צ'ק חוזר) + אסמכתא.
קבוצות: תקופה נוכחית · היסטוריה · זיכויים והחזרים · הכנסות נוספות.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | חובה | הערות |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | תיאור תשלום | name | - | כן | |
| 2 | דייר | board_relation | → מסע הדייר (N:1) | לא | ריק אם משלם חיצוני |
| 3 | משלם חיצוני | board_relation | → משלמים חיצוניים (N:1) | לא | ריק אם דייר |
| 4 | סוג משלם | status | דייר · חיצוני | כן | |
| 5 | סכום | numbers | ₪ | כן | נזרע מהתעריפון (אוטומציה) |
| 6 | סוג תשלום | status | השתתפות בהוצאות · צביעה/סיוד (שנה ראשונה) · סיוד/סיום דירה (עזיבה) · פיקדון · קנס · הכנסה נוספת · זיכוי/החזר | כן | טרמינולוגיה מחייבת |
| 7 | פירוט עבירה (לקנס) | long_text | - | לא | רלוונטי כשסוג=קנס; טקסט חופשי, סכום משתנה (פגישה 3) |
| 8 | אמצעי | status | אשראי (קארדקום/הו"ק) · העברה בנקאית · מזומן · צ'ק | כן | |
| 9 | תאריך | date | - | כן | |
| 10 | תקופת כיסוי | date/timeline | - | לא | לתשלום שנתי-מראש |
| 11 | סטטוס גבייה | status | ממתין · שולם · הופקד · חזר · הוחזר | כן | |
| 12 | אסמכתא | files | - | לא | חובה בהעברה בנקאית |
| 13 | קבלה | files | - | לא | הפקה - ראו שאלה פתוחה |
| 14 | מספר קבלה | text | - | לא | דוגמה: 53115 |
דוגמת קבלה 53115: שותפים חדר 26, 3,200₪ = שנה ראשונה 2,700 + סיוד דירה 500. קבלה פנימית (מפיק: יגאל), לא חשבונית. עתיד: קארדקום מפיק קבלה על תשלום.
Views: *לפי דייר* · *ממתין לגבייה* · *הכנסות נוספות* · *Dashboard הכנסות*.
כרטיס קבוע לכל גורם המשלם לעמותה שאינו דייר. יישות הכנסות דינמית.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | שם הגורם | name | - | אנטנות גג (PH) · סלקום · מכונות כביסה · חברת חשמל (עודף) |
| 2 | סוג | status | שכירות גג/אנטנה · שירות (כביסה) · החזר/עודף · אחר | |
| 3 | תשלום קבוע | numbers | ₪ | אם רלוונטי |
| 4 | איש קשר | text | - | |
| 5 | תשלומים | board_relation | → תשלומים וקבלות (1:N) |
מכונות הכביסה מחזירות מים+חשמל; אנטנות הגג = שכירות. מודל התשלומים חייב לתמוך במשלם שאינו דייר (סוג משלם + connect כפול בבורד התשלומים).
מעקב 12 שעות/שנה, דיווח עצמי + אישור.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | חובה |
|---|---|---|---|---|
| 1 | תיאור פעילות | name | - | כן |
| 2 | דייר | board_relation | → מסע הדייר (N:1) | כן |
| 3 | סוג | status | שמירה · ניקיון · רס"ר · גינון · צביעה | כן |
| 4 | שעות | numbers | - | כן |
| 5 | תאריך | date | - | כן |
| 6 | סטטוס אישור | status | דווח · אושר · נדחה | כן |
| 7 | אחראי מאשר | people | - | לא |
Mirror לבורד הדייר: סכום שעות מאושרות מתוך 12.
הערות אישיות, שיחות פנימיות ותיעוד רגיש שאסור שייחשף למשתמשים מוגבלים (סופי). חייב בורד נפרד - מאנדיי לא מסתירה שורות/עמודות בכרטיס עצמו מפני משתמש שיש לו גישה לבורד. שינוי בדיעבד יקר, לכן ההפרדה מתוכננת מראש.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | נושא | name | - | |
| 2 | דייר | board_relation | → מסע הדייר (N:1) | |
| 3 | סוג רשומה | status | שיחה אישית · הערה · אירוע · אזהרה | |
| 4 | תוכן | long_text | - | |
| 5 | תאריך | date | - | |
| 6 | נכתב ע"י | people | - |
יומן תחזוקה פר דירה/פריט/נכס משותף + היסטוריית תיקונים ועלויות. הוכנס לסקופ הנוכחי בפגישה 3 (החלפת האפליקציה החיצונית - צחי יעביר גישה).
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | תיאור תקלה/עבודה | name | - | |
| 2 | דירה | board_relation | → דירות (N:1) | |
| 3 | נכס משותף | board_relation | → נכסים משותפים (N:1) | חלופי לדירה |
| 4 | מכשיר | board_relation | → מכשירים (N:1) | קישור לפריט ספציפי |
| 5 | סוג | status | תיקון · החלפה · תחזוקה מונעת | |
| 6 | סטטוס | status | דווח · בטיפול · הושלם | |
| 7 | דחיפות | status | רגילה · דחופה | לדשבורד תפעולי |
| 8 | ספק | board_relation | → ספקים (N:1) | |
| 9 | תאריך | date | - | |
| 10 | עלות | numbers | ₪ | Mirror לדירה (עלות מצטברת) |
יומן פר דירה: בכרטיס הדירה, לשונית הקשר מציגה את כל שורות התחזוקה (תאריך/מה/עלות) - עונה על "מה טופל בדירה 70 ומתי, כולל החלפת מזגן".
כרטיס לכל מקרר ומזגן פר דירה - לצורך אחריות, ספק ומעקב תחלופה. צחי אישר מפורשות מודל מלאי (כרטיס פר מכשיר), לא רק שורות יומן. שני סוגי הליבה: מקרר ומזגן.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | מזהה מכשיר | name | לדוגמה "מקרר דירה 22" | ראשי |
| 2 | סוג | status | מקרר · מזגן | |
| 3 | דירה | board_relation | → דירות (N:1) | |
| 4 | ספק | board_relation | → ספקים (N:1) | |
| 5 | תאריך התקנה | date | - | |
| 6 | תום אחריות | date | - | לתזכורות בהמשך |
| 7 | דגם / מק"ט | text | - | |
| 8 | היסטוריית טיפול | board_relation | → תחזוקה (1:N) |
מעליות, גנרטור, חדר משאבות, מועדון, תשתיות כלליות + תחזוקה מונעת (חוזה שנתי, חידוש, תקלות). צחי ישלח רשימת הפריטים הדורשים תחזוקה שנתית.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | שם נכס | name | גנרטור · מעלית · משאבות · מועדון · אחר | |
| 2 | סוג | status | תשתית · ציוד · שטח משותף | |
| 3 | סטטוס | status | תקין · בטיפול · דורש חידוש | |
| 4 | חוזה תחזוקה שנתי | date | - | תאריך חידוש |
| 5 | ספק | board_relation | → ספקים (N:1) | |
| 6 | תיק תחזוקה | board_relation | → תחזוקה (1:N) | היסטוריית טיפולים |
ספקים + תשלומים לספקים, מקושר לדירות/תחזוקה כדי לדעת עלות/רווח פר דירה. תומך בייצוא חודשי לרו"ח.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים | הערות |
|---|---|---|---|---|
| 1 | שם ספק | name | - | |
| 2 | תחום | status | חשמל · אינסטלציה · מיזוג · מקררים · כללי · תחזוקה מונעת | |
| 3 | איש קשר · טלפון · מייל | text/phone/email | - | |
| 4 | עבודות/קריאות | board_relation | → תחזוקה (1:N) | |
| 5 | סה"כ הוצאה | mirror | מבורד תחזוקה | לדשבורד + ייצוא רו"ח |
חיבור רו"ח: הרו"ח עובד עם חשבשבת ענן משלו, אין API ללקוח, פינאפ נדחה (משעבד). הפתרון: ייצוא הוצאות חודשי ממאנדיי בפורמט שהרו"ח יגדיר.
בפגישת הגילוי דובר על 3 סוגי חדר (יחיד/זוגי/שותפים). הייצוא בפועל חשף 7 תת-סוגים (גינה/פנטהאוז) שלא עלו בדיבור. לכן עמודת "סוג חדר" נדרשת 7 ערכים (מיושמת כבורד תעריפון בקרדינליות N:1).
| סוג חדר | ספירה | קטגוריית בסיס |
|---|---|---|
| יחיד | 60 | יחיד |
| יחיד גינה | 8 | יחיד |
| זוגי | 21 | זוגי |
| זוגי פנטהאוז | 8 | זוגי |
| זוגי גינה | 1 | זוגי |
| שותפים | 19 | שותפים |
| שותפים גינה | 3 | שותפים |
| סה"כ | 120 | 68 יחיד / 30 זוגי / 22 שותפים |
| קומה | טווח חדרים | ספירה |
|---|---|---|
| קרקע | 1–16 | 16 |
| קומה 1 | 17–40 | 24 |
| קומה 2 | 41–64 | 24 |
| קומה 3 | 65–88 | 24 |
| קומה 4 | 89–108 | 20 |
| קומה 5 | 109–120 | 12 |
| סה"כ | 120 |
נתונים נוספים מהייצוא: תת-סוגי גינה קיימים אך ורק בקומת הקרקע (יחיד גינה 8, שותפים גינה 3, זוגי גינה 1). פנטהאוז אך ורק בקומה 5 (זוגי פנטהאוז 8). כ-195 רשומות דייר בייצוא (164 "דייר משלם" + 31 "בת/בן זוג"). 4 חדרים ללא נתוני דייר (16, 82, 97, 116).
מאנדיי תומכת בהרשאות ברמת בורד (Owner/Member/Viewer/Guest) וברמת עמודה (View/Edit), אך אין הרשאות ברמת שורה. זהו המניע האדריכלי המרכזי: כל תוכן שצריך להסתיר ממשתמש = בורד נפרד (יומן דייר פנימי) או עמודה מוגבלת.
| בורד / עמודה | צחי (מנהל) | לילך (תפעול) | סופי (עתידית, מוגבלת) | מורדכי (תחזוקה) | דיירים |
|---|---|---|---|---|---|
| מסע הדייר | מלא | מלא | מוגבל (בלי עמודות רגישות) | אין | אין |
| - עמודות רגישות (ת"ז, מקום עבודה, כיוון, טוקן קארדקום, שם יחידה) | Edit | Edit | מוסתר | אין | אין |
| יומן דייר פנימי | מלא | מלא | אין גישה | אין | אין |
| דירות | מלא | מלא | View | View (בלי Mirror פרטי דייר) | אין |
| תחזוקה | מלא | מלא | View | Edit | אין |
| מכשירים | מלא | מלא | View | Edit | אין |
| נכסים משותפים | מלא | מלא | View | Edit | אין |
| ספקים | מלא | מלא | View | View | אין |
| תשלומים וקבלות | מלא | מלא | לפי הצורך | אין | אין |
| משלמים חיצוניים | מלא | מלא | לפי הצורך | אין | אין |
| סוגי דירה (תעריפון) | Edit | Edit | View | אין | אין |
| דשבורדים | ניהולי (DB-1) | תפעולי (DB-2/3/4) | תפעולי מוגבל | תחזוקה (DB-5) | אין |
כללי מפתח:
טופס ההרשמה אינו טופס מאנדיי native ואינו טופס Wix. הוא רכיב קוד עצמאי (אפליקציית Next.js, בסטאק KickOps, מאוחסן ב-Vercel תחת home4best.kickops.co.il) עם אינטגרציה מלאה למאנדיי דרך ה-API. הבחירה בקוד נובעת מהצורך בלוגיקה עשירה שטפסים גנריים לא מספקים: שער בדיקת ת"ז, מסלולי זוג/חריג/הגשה-לפני-שחרור, תנאי סף (תעודת לוחם) עם שלילה אוטומטית, לינק אישי דינמי להשלמת מסמכים, והעלאות קבצים מרובות ישירות לכרטיס.
הטופס כותב ומעדכן פריט בבורד מסע הדייר (בורד 1 בארכיטקטורה), עם de-dup לפי ת"ז כמפתח ייחודי, ומעלה את כל הקבצים לעמודת המסמכים בכרטיס. הזרימה דו-כיוונית היכן שנדרש: סטטוס הכרטיס מזין חזרה את הלינק האישי (מציג רק את המסמכים החסרים).
מבנה הטופס = 7 שלבים (מקור: טופס הלקוח הקיים, "שאלון רישום מועמדות לדיור"), עם שער כניסה מקדים (שלב 0). כל התיקונים מפגישות 2-3 שולבו לתוך המבנה שלהלן.
| שדה | סוג | חובה | הערות |
|---|---|---|---|
| מספר זהות | text | כן | אוטומטי מהשער |
| שם פרטי | text | כן | |
| שם משפחה | text | כן | |
| שם האב | text | כן | |
| טלפון סלולרי נייד | phone | כן | ערוץ ראשי (וואטסאפ) |
| טלפון נוסף | phone | לא | |
| תאריך לידה | date | כן | |
| מין | select (זכר / נקבה) | כן | מכתיב את דרישת מסמך הלוחם בשלב 6 |
| מצב משפחתי | select | כן | רווק/ה, נשוי/אה, גרוש/ה, אלמן/ה |
| ארץ לידה | select | כן | |
| כתובת דוא"ל | כן | להודעות קליטה/קבלה | |
| רחוב · מספר · יישוב · מיקוד | text | כן | |
| סוג בקשה | select | כן | "עבור עצמי" / "עבורי ועבור בן/בת זוג" (ראה §5) |
| מקור הגעה | select + "אחר" (טקסט חופשי) | לא | "איך/איפה שמעת עלינו?" - דרישה חדשה של לילך (פגישה 2). בעתיד ניתן להזין אוטומטית מלינק-מקור |
| בעלות על רכב | checkbox conditional | לא | אם כן → נפתחים דגם + שנה (text) |
הערת ניסוח לסוג הבקשה: לא מציגים "דירת יחיד / דירת שותפים / דירת זוג". הבקשה היא רק האם המבקש בא לבד או בזוג - סוג הדירה בפועל נקבע לפי מלאי וזמינות בשיוך, לא בבחירת המועמד (לילך, פגישה 2). זה מונע ציפייה שגויה ("נרשמתי לדירת יחיד").
כאשר סוג הבקשה = "עבורי ועבור בן/בת זוג":
| שדה | סוג | חובה | הערות |
|---|---|---|---|
| מספר אישי | text | כן | |
| תאריך גיוס | date | כן | |
| תאריך שחרור | date | כן | מזין את ניתוב המסלול (חריג / לפני-שחרור, §8) |
| חיל | select | כן | |
| חטיבה / תחום | select + טקסט חופשי | כן | fallback: אם לא ברשימה → שדה טקסט חופשי |
| יחידה | טקסט חופשי | לא | שונה בפגישה 2: לא חובה. הצנעת שם יחידה רגישה - אין dropdown של יחידות; פרטים רגישים נמסרים בעל-פה בוועדה |
| מאפיין פעילות | select | כן | |
| תפקיד | select | כן | |
| דרגה | select | כן |
מסלול זוג: בן/בת זוג שלא שירת/ה → השלב כולו מדולג עבור אותו כרטיס.
תאריך השחרור (שלב 4) קובע אחד משלושה מסלולים:
| מצב | תנאי | התנהגות |
|---|---|---|
| רגיל | שחרור בעבר, עד 24 חודשים אחורה | זרימה רגילה, כל המסמכים נדרשים מיד |
| הגשה לפני שחרור | תאריך שחרור עתידי (טרם השתחרר) | כל המסמכים נדרשים מלבד תעודת שחרור + תעודת הערכה (הערכת מפקד). שני אלה נדרשים בהמשך, כשישתחרר, דרך מסלול השלמת המסמכים. מחליף את ה"פתק מצולם" הידני הקיים |
| חריג | שחרור לפני יותר מ-24 חודשים (החלון הוארך משנה לשנתיים בשל המלחמה) | סטטוס "חריג-ממתין אישור"; נפתח שדה פירוט חריג (ראה למטה); הכרטיס מוצג ב-View חריגים נפרד; התראה ללילך לאישור (כן/לא, ~3 ימי עבודה). בלי קוד ידני - מחליף את שיטת הקוד-בתוקף הישנה |
טקסט חופשי ארוך, נוסח מאוחד:
מזין את עמודת "פירוט חריג" (long_text) בכרטיס.
ארבע שאלות טקסט חופשי (1-4 חובה):
ברירת מחדל: שלושה תלושי שכר אחרונים של שני ההורים. חריגות:
| מצב | מסמך חלופי |
|---|---|
| חייל בודד | אישור חייל בודד - במקום תלושי שכר ההורים |
| הורה ללא שכר (לא עובד) | אישור מביטוח לאומי במקום תלוש |
| הורה נפטר | דוח רווח והפסד (אפילו לא מבוקר) - "העיקר שיהיה משהו" |
מנגנון הורה נפטר - פתוח (לא נסגר, "נחשוב"). לילך העלתה חשש שאם יהיה checkbox "אחד ההורים נפטר" שמשחרר את דרישת התלושים, מועמדים יסמנו אותו בכזב כדי לדלג על העלאת התלושים (למשל הורה שאינו בקשר או שאינו מספק תלושים). הוצע גם מנגנון עקיף דרך שדה "מצב הורה" (נשוי/גרוש/נפטר) שבו סימון "נפטר" משחרר את הדרישה, אך אותה בעיית סימון-שווא נותרה. ההכרעה על המנגנון המדויק פתוחה (ראה שאלות פתוחות).
בהגשה, הרכיב פונה ל-API של מאנדיי ומבצע:
| שדה בטופס | עמודה בבורד | סוג |
|---|---|---|
| שם פרטי + משפחה | שם המועמד/דייר | name |
| מספר זהות | תעודת זהות | text (מפתח dedup) |
| טלפון נייד | טלפון | phone |
| דוא"ל | מייל | |
| סוג בקשה | סוג בקשה | status (יחיד / זוג / שותפים) |
| בן/בת זוג (מסלול זוג) | בן/בת זוג | board_relation (self-link) |
| דייר ראשי / נלווה | דייר ראשי? | status |
| תאריך שחרור | תאריך שחרור | date |
| חייל בודד (נגזר) | חייל בודד? | status |
| פירוט חריג | פירוט חריג | long_text |
| כל המסמכים | מסמכים | files |
| מקור הגעה | (עמודה חדשה בבורד - לא במיפוי הטיוטה) | dropdown/text |
הערה למפתח הבורד: "מקור הגעה" ו"תמונה מזהה (סלפי)" הן תוספות משלב 2/פגישה 2 שלא הופיעו בטיוטת עמודות בורד מסע הדייר המקורית - יש להוסיף להן עמודות (מקור הגעה = dropdown; תמונה = files/מדיה).
homeforbest.org.il דרך iFrame/subdomain אך רץ עצמאית.סעיף זה מגדיר את כל האוטומציות במערכת (When / If / Then) ואת חוזה האינטגרציה מול השירותים החיצוניים. זהו המקור הקובע לבנייה: כל אוטומציה כוללת טריגר, תנאי, פעולה, מנגנון מניעת-כפילות (Idempotency), טיפול בשגיאה, פלטפורמת ריצה, אומדן נפח חודשי ועקיבות לדרישה עסקית. האוטומציות מפוצלות לחמישה שלבי בנייה בהתאם לתוכנית העבודה, אך מוגדרות כאן במלואן.
| מזהה | שם | פלטפורמה | When (טריגר) | If (תנאי) | Then (פעולה) | Idempotency | נפח/חודש | שלב |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AUT-01 | קליטת טופס → כרטיס מועמד | Make | Webhook מטופס-הקוד (Next.js) | ת"ז לא קיימת בבורד | יצירת פריט בבורד מסע הדייר, קבוצת "מועמדים בתהליך", סטטוס לפי שלמות מסמכים, העלאת קבצים לכרטיס | בדיקת ת"ז קיים | ~30-40 | 1 |
| AUT-02 | חסימת הרשמה כפולה | Make + טופס | Webhook / בדיקת ת"ז בשער הטופס | ת"ז כבר רשומה | חסימת יצירת כרטיס חדש, החזרת הודעה בטופס, עדכון הכרטיס הקיים (לא כפילות). פתיחה ידנית בשיקול דעת לילך | ת"ז = מפתח | ~5 | 1 |
| AUT-03 | לינק אישי להשלמת מסמכים | Make + טופס | חוסר מסמך חובה בכרטיס | קיים מסמך חובה חסר | הפקת לינק אישי דינמי שמציג רק את הקבצים החסרים; שליחה לדייר | דגל "לינק פעיל" | ~40 | 1 |
| AUT-04 | שלילה אוטומטית ללא-לוחם | Make/Monday | קליטת טופס / עדכון מסמכים | מין=זכר וללא תעודת לוחם, או מין=נקבה וללא לוחם/תומכת-לחימה | סטטוס=נדחה (תנאי סף), קבוצת "נדחים", ללא הודעת קליטה חיובית | דגל "נבדק תנאי סף" | ~5 | 1 |
| AUT-05 | ניתוב חריג (תאריך שחרור) | Make/Monday | יצירת פריט / עדכון תאריך שחרור | היום − תאריך שחרור > חלון הזכאות (שנה, הורחב לשנתיים) | סטטוס=חריג-ממתין אישור, פתיחת שדה "מה עשית מאז השחרור", הצגה ב-View חריגים, התראה ללילך (תור אישור ~3 ימי עבודה) | דגל "נותב לחריגים" | ~10 | 1 |
| AUT-06 | הודעת קליטה (התקבל/חוסרים) | Make | כל מסמכי החובה הוגשו / חלקם חסר | שלמות מסמכים | הכול הוגש → הודעת "התקבל בהצלחה, הבקשה עוברת לוועדה" (וואטסאפ + מייל). חסר → הודעת חוסרים + לינק AUT-03 | דגל "הודעת קליטה נשלחה" | ~40 | 1 |
| AUT-07 | מסלול תזכורות השלמת מסמכים (6 חודשים) | Make | Schedule יומי סורק כרטיסים בסטטוס "חסרים מסמכים" | ימים מאז רישום | שבוע 1 → תזכורת · אח"כ כל חודשיים → תזכורת · לפני סוף 6ח' → אזהרה · 6ח' → סגירה אוטומטית (סטטוס=נדחה/לא רלוונטי) | חותמת "תזכורת אחרונה" + שלב במסלול | ~40-80 | 1 |
| AUT-08 | מעקב זימון ועדה | Monday | עדכון שדה תוצאת שיחה | לפי תוצאה: ענה / ויתר / לא נמצא / מספר ניסיונות | עדכון סטטוס במשפך, ספירת ניסיונות, אישור הגעה; חריגה (X ניסיונות ללא מענה) → משימה/דגל ללילך | מונה ניסיונות | ~10 | 3 |
| AUT-09 | הודעת "התקבלת" + פרטי עו"ד | Make | סטטוס=התקבל-ממתין לחוזה | - | וואטסאפ לדייר עם פרטי עורכת הדין + מסגור "ליצור קשר תוך שבוע" | דגל "הודעת קבלה נשלחה" | ~10 | 1 |
| AUT-10 | הודעת "לא התקבלת" | Make | המלצת ועדה=נדחה | - | הודעת סירוב מנוסחת (וואטסאפ/מייל), סטטוס=נדחה, קבוצת "נדחים" | דגל "הודעת דחייה נשלחה" | ~10 | 1 |
| AUT-11 | עדכון סטטוס לאורך המסע | Monday | מעברי סטטוס בכרטיס | - | קידום אוטומטי בין שלבים (חתם→שויך→בבניין), הזזת קבוצה בהתאם | native | native | 1 |
| AUT-12 | מכתב מונים מאוחד | Make | מילוי/עדכון נתוני מונים באירוע דיור | סוג אירוע: כניסה לבניין / מעבר דירה / עזיבה | הפקת מכתב אחד מתבנית Word עם כל 4 הנמענים + מייל אוטומטי לכל גורם. מבחין בין "נכנס לבניין" (חדש) ל"נכנס לדירה" (מעבר פנימי) | דגל "מכתב נשלח" על האירוע | ~15 | 2 |
| AUT-13 | תזכורות ביטוח | Monday | תאריך כניסה + תוקף ביטוח | כניסה + 14 יום / תוקף − 30 יום | תזכורת ללילך ולדייר (וואטסאפ/מייל); כניסה ל-Dashboard תאימות | חותמת "תזכורת נשלחה" | ~10 | 2 |
| AUT-14 | התראות 3ח' + 1ח' לפני חידוש/עזיבה | Monday | תאריך עזיבה/סיום חוזה − 3ח' / − 1ח' | - | התראה בולטת ללילך + לדייר; הזנה לדשבורד צחי ("חוזים מסתיימים לפי חודש") | חותמת פר סף (3ח'/1ח') | ~10-20 | 2 |
| AUT-15 | תזכורת התנדבויות חודשית | Make | Schedule חודשי | שעות מאושרות < 12 | וואטסאפ/מייל לדייר עם מונה: "השלמת X מתוך 12 שעות" + לינק לדיווח | חותמת חודש אחרון | ~120 | 3 |
| AUT-16 | קבלה אוטומטית בתשלום | Make (קארדקום) | סטטוס גבייה=שולם / callback מקארדקום | תשלום נקלט בהצלחה | הפקת קבלה בקארדקום (קבלה על תשלום, לא תרומה), שמירת מס' קבלה + PDF על פריט התשלום | מס' עסקה קארדקום | ~150 | 2 |
| AUT-17 | חיוב הוראת קבע שנתית (סליקה) | Make (קארדקום) | Schedule (מועד חידוש שנתי) / חיוב יזום | קיים טוקן קארדקום לדייר | שליחת טוקן לחיוב סכום השנתי; הצלחה→AUT-16; כשל (חיוב לא עבר/כרטיס מבוטל) → סטטוס=חזר + דגל בדשבורד לילך | מזהה חיוב פר תקופה | ~120-160/שנה | 2 |
| AUT-18 | מסמך משיכת צ'קים לבנק | Make | דייר עוזב לפני מועד פרעון / זיכוי | קיימים צ'קים עתידיים במשמרת | הפקת מכתב "בקשה למשיכת שקים" מתבנית (בנק לאומי 934, לידי רועי/ילנה), חתום איזי כנען; שליחה/הורדה | דגל "מכתב משיכה הופק" | ~5 | 2 |
| AUT-19 | דרישת תשלום (קנסות) | Monday/Make | יצירת פריט קנס | - | פריט בבורד תשלומים, סוג=קנס, עבירה (טקסט חופשי) + סכום משתנה; דרישת תשלום לדייר | דגל "דרישה נשלחה" | ~5 | 2 |
| AUT-20 | פולו-אפ וואטסאפ (תהליך נטוש) | Make (Green API) | Schedule סורק כרטיסים תקועים | מילא ולא המשיך / חוסר מסמכים ממושך | וואטסאפ יזום לדייר עם המשך התהליך והמסמכים החסרים | חותמת פולו-אפ אחרון | ~30 | 4 |
| AUT-21 | ייצוא חודשי לרו"ח | Make | Schedule חודשי | - | ייצוא הכנסות + הוצאות/ספקים (מקושר לדירות, עלות/רווח לדירה) בפורמט שהרו"ח יגדיר | חותמת חודש מיוצא | 1/חודש | 5 |
| AUT-22 | עדכון מחיר גורף לפי סוג דירה | Monday (mirror/lookup) | עדכון מחיר על "סוג דירה כמוצר" | - | המחיר מדרדר לכל הדירות מאותו סוג (דוגמה: סטודיו 1,050→1,400). עדכון במקום אחד בלבד | מקור אמת יחיד (המוצר) | לפי צורך | 1 |
| MIG-01 | מיגרציה מאקסל (חד-פעמי) | Make | Manual | - | ייבוא דיירים + דירות מייצוא מלא, dedup לפי ת"ז, שיוך דייר↔דירה, אימות | run יחיד | one-time | 6 |
materials/אחר/טופס-עזיבה.docx); קיים מכתב כניסה מקביל. מכתב אחד המכיל את כל הנמענים, כל גורם קורא את השורה שלו.| # | גורם | לידי | ערוץ |
|---|---|---|---|
| 1 | עיריית ראשל"צ - הכנסות | קורין | מייל |
| 2 | גביה ואכיפה (ארנונה) | אתי ממן | מייל |
| 3 | חברת מניב (מים) | אלינור יצחקי | מייל (בבירור; עד אז - מסירה ידנית ע"י מורדכי) |
| 4 | חברת החשמל | לירון | מייל |
form-spec.md. לא טופס native ולא Wix form.form-spec.md הוא ה-artifact המחייב לבניית הטופס.mkc) - קריאה/עדכון blueprints, לא MCP ולא API ישיר.homeforbest.org.il (נרשם 2014, יגאל איילון, DNS ב-Cloudflare). האתר עובר ל-Wix (בונה: אביב). ניר יארח/ינהל את הדומיין.הנפח מחולק לשלושה מנועים נפרדים, כל אחד מול המכסה שלו:
| מנוע | סוג פעולות | נפח חודשי מוערך | מכסה | ניצול |
|---|---|---|---|---|
| מאנדיי (native) | שינויי סטטוס, mirrors, תזכורות מבוססות-תאריך, התראות למשתמשים | ~500-600 actions | Pro = 25,000/חודש | ~2-3% |
| Make | קליטת טופס, קבלה/סליקה, מכתבים, פולו-אפים, ייצוא רו"ח | ~600-800 operations | תוכנית עמותות / חבילה חינמית נכבדת | בתוך המכסה |
| Green API | הודעות וואטסאפ יוצאות | ~200-350 הודעות | ~12$/חודש (ללא cap הודעות מעשי) | זניח |
מודול זה מרכז כל תנועה כספית של העמותה: השתתפות הדיירים בהוצאות, סיוד דירה, קנסות, זיכויים והחזרים, וכן הכנסות ממשלמים חיצוניים. הוא נשען על בורד תשלומים וקבלות (בורד 3) המקושר לבורד מסע הדייר, לבורד דירות ולבורד משלמים חיצוניים.
התשלום הוא שנתי מראש (החוזה הוא לשנתיים; חיוב/חידוש שנתי). מבנה החיוב נקבע לפי אמצעי התשלום:
| מסלול | אמצעי | שימוש | מנגנון |
|---|---|---|---|
| השתתפות שנתית בהוצאות | הוראת קבע שנתית באשראי דרך קארדקום | ברירת המחדל לכל דייר | טוקן אשראי לכל דייר נשמר במאנדיי; החיוב מבוצע בשליחת הטוקן לקארדקום. לא תופס מסגרת אשראי ולא דורש העברה חודשית. |
| תשלום חד-פעמי | העברה בנקאית | קנס, נזק, החזר צ'ק שחזר, גמר חשבון | דורש העלאת אסמכתא (צילום/אישור העברה) לכרטיס התשלום. |
| מסלול מיגרציה (Legacy) | צ'ק / מזומן | תיעוד תשלומים היסטוריים בלבד | במערכת הישנה שולם ב-4 צ'קים רבעוניים שווים מראש. במערכת החדשה משמש רק לתיעוד היסטורי ולתקופת המעבר, עד השלמת המעבר לקארדקום. |
החלטות שנסגרו:
פידבק מקארדקום למאנדיי: כשחיוב אשראי נכשל (כרטיס בוטל / חיוב לא עבר), הפיגור צף בדשבורד התפעולי של לילך כפריט הדורש טיפול. בשאיפה, ככל שיותר דיירים עוברים לאשראי, יתרת "פתוח לגבייה" קטנה - אך תמיד יישארו כרטיסים שלא עוברים.
העלאת מחיר היא גורפת לכל הדיירים מאותו סוג דירה, לא פרטנית. המנגנון:
בפועל: מחזיקים טבלת מחירים אחת לפי סוג דירה. שינוי מדיניות מחיר = עריכת שורה אחת, וכל החיובים העתידיים מתיישרים לפיה.
מחירי בסיס ידועים (מתוך טופס ההרשמה, דמי השתתפות חודשיים): יחיד/סטודיו 1,050₪, זוגות 900₪. ראו שאלה פתוחה לגבי גזירת המחיר השנתי-מראש מהמחיר החודשי ואימות מחירון מלא לכל שבעת סוגי הדירה.
קנס אינו סכום קבוע - הוא נגזר מעבירת תקנון ספציפית, והתקנון עתיק (קדם לכהונת צחי). המנגנון:
מנוהלים כקבוצה ייעודית בבורד התשלומים ("זיכויים והחזרים"), עם פריט מסוג "זיכוי/החזר":
| עילה | תיאור |
|---|---|
| צ'ק חוזר | צ'ק שלא כובד → רישום זיכוי/חוב מתקן (בדוגמת הקבלה: סיוד נגבה "במקום שיק שחזר"). |
| נישואין / מענק | זיכוי בגין אירוע מזכה. |
| עזיבה מוקדמת | החזר יחסי של התקופה ששולמה מראש ולא נוצלה. |
החזר כספי בפועל מבוצע כתשלום חד-פעמי (העברה בנקאית) עם אסמכתא, או באמצעות מסמך משיכת צ'קים (סעיף 7) כשמדובר בצ'קים עתידיים שטרם נפרעו.
מצב קיים: הקבלות מופקות מהמערכת הפנימית של הבית (לא מערכת חשבוניות חיצונית, לא "חשבונית ירוקה"). יגאל מפיק אותן ידנית. זו קבלה פנימית, לא חשבונית - לילך: "זה דף שלנו, זה בתוך המערכת".
מבנה קבלה (מדוגמה 53115):
| שדה | ערך בדוגמה |
|---|---|
| כותרת | מקור · קבלה מס' 53115 (תשלום) |
| לקוח | (שם הדייר) |
| דירה | חדר 26 - שותפים, קומה 1 |
| סכום כולל | 3,200.00₪ (שלושת אלפים ומאתיים) - מספר + מילים |
| אמצעי | שיק · בנק הפועלים · זמן פרעון 23/06/2026 |
| פיצול הסכום | שנה ראשונה 2,700₪ + סיוד דירה 500₪ ("במקום שיק שחזר") |
| תאריך / חותמת | 23/06/2026 · לילך קונצ'יצקי |
מסקנות לבנייה: הקבלה תומכת בפיצול תשלום בתוך קבלה אחת (למשל השתתפות שנתית + סיוד), כוללת פירוט אמצעי (בנק/פרעון/סכום) ושדה הערות. יש לשמר יכולת זו במנגנון החדש.
מנגנון עתידי: עם המעבר לקארדקום, קארדקום יפיק קבלה על כל תשלום. חשוב: זו קבלה על תשלום, לא קבלה על תרומה - לעמותה אין תרומות, ויש להגדיר את סוג המסמך בקארדקום בהתאם. הקבלות ממשיכות לצאת גם לאחר עזיבה (השלמות ובוגרים).
אוטומציה/תבנית להפקת מכתב בקשה לבנק כשדייר עוזב לפני מועד פרעון, כדי למשוך צ'קים עתידיים שהופקדו למשמרת/כביטחון.
מבנה המכתב (מדוגמה):
המסמך מקושר לתהליך הזיכויים/החזרים (סעיף 5) ולאירוע עזיבה מוקדמת בבורד מסע הדייר.
העמותה מקבלת תשלומים ומפיקה קבלות גם לגורמים שאינם דיירים - לכן בורד התשלומים תומך במשלם שאינו דייר (שדה "סוג משלם" + קישור כפול). כרטיס קבוע לכל גורם בבורד משלמים חיצוניים:
בפועל: תשלום נכנס מגורם חיצוני → פריט תשלום מסוג "הכנסה נוספת", מקושר לכרטיס הגורם ולא לדייר, ומפיק קבלה.
| # | שם עמודה | סוג | ערכים / Labels | חובה | הערות |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | תיאור תשלום | name | - | כן | ראשי |
| 2 | דייר | board_relation | → מסע הדייר (N:1) | לא | ריק אם משלם חיצוני |
| 3 | משלם חיצוני | board_relation | → משלמים חיצוניים (N:1) | לא | ריק אם דייר |
| 4 | סוג משלם | status | דייר · חיצוני | כן | |
| 5 | דירה | board_relation | → דירות (N:1) | לא | לשיוך + שאיבת מחיר סוג הדירה |
| 6 | סוג תשלום | status | השתתפות בהוצאות · סיוד/צביעה · קנס · זיכוי/החזר · הכנסה נוספת | כן | |
| 7 | סכום | numbers | - | כן | |
| 8 | עבירה (לקנס) | long_text | - | לא | טקסט חופשי; רלוונטי לסוג "קנס" |
| 9 | אמצעי | status | הו"ק אשראי (קארדקום) · העברה בנקאית · צ'ק · מזומן | כן | ברירת מחדל: הו"ק אשראי |
| 10 | תאריך | date | - | כן | |
| 11 | סטטוס גבייה | status | ממתין · שולם · הופקד · חזר · הוחזר | כן | פידבק קארדקום מעדכן כשל |
| 12 | אסמכתא | files | - | לא | חובה בהעברה בנקאית חד-פעמית |
| 13 | קבלה | files | - | לא | מנגנון פנימי (יגאל) → קארדקום בהמשך |
| 14 | מספר קבלה | text | - | לא | לדוגמה 53115 |
צחי אישר להכניס ספקים + ייצוא חודשי לרו"ח לסקופ הנוכחי (לא נדחה לשלב 2). המנגנון:
בפועל: פעם בחודש מפיקים ייצוא של תנועות והוצאות ומעבירים לרו"ח, במקום חיבור אוטומטי דו-כיווני.
עיקרון מנחה שנסגר בפגישה 3: הפרדה לפי פרסונה. שני דשבורדים נפרדים, כי חלק גדול מהנתונים שמעניינים את צחי (ניהול) אינם רלוונטיים ללילך (תפעול יומיומי) ולהפך. לצחי תמיד יש גישה גם לדשבורד התפעולי; ההפרדה נועדה למקד כל פרסונה במה שהיא צריכה.
הדשבורד הניהולי נבנה על בסיס המוקאפ שצחי הכין (Gemini) כנקודת מוצא לעיצוב, ומעליו נבנה סיכום של השאלות הניהוליות שהדשבורד עונה עליהן. שני הדשבורדים נבנים כ-Dashboards של מאנדיי מעל הבורדים הקיימים (Widgets: Numbers, Chart, Battery, Table).
תמונת-על אחת: "איך העמותה עומדת עכשיו". המסך שצחי פותח בבוקר וגם מוצג בוועד.
| # | Widget | תוכן | מקור |
|---|---|---|---|
| N-1 | תפוסה | דירות מאוכלסות מול פנויות · אחוז תפוסה (Battery) | דירות |
| N-2 | כספים - נכנס | כמה כסף נכנס החודש / רבעוני (Numbers) | תשלומים וקבלות |
| N-3 | כספים - פתוח לגבייה | סכום פתוח לגבייה. רלוונטיות יורדת עם המעבר לחיוב אשראי בקארדקום, אך תמיד יש חיובים שלא עוברים (כרטיס מבוטל/נכשל) | תשלומים וקבלות |
| N-4 | משפך קבלה | כמות מועמדים בכל שלב במשפך · כמה נרשמו והפכו ללא-רלוונטי · כמה הגיעו לוועדה ולא התקבלו או הסירו את עצמם (Chart) | מסע הדייר |
| N-5 | חוזים מסתיימים לפי חודש | צפי חוזים המסתיימים בפילוח חודשי, אופק של כ-4 חודשים קדימה ("כמה חוזים צפויים להסתיים באוקטובר") | מסע הדייר |
| N-6 | עלות תחזוקה לדירה | סך הוצאות תחזוקה, ופירוט פר דירה: "כמה עולה כל דירה לתחזוקה". Widget מורכב יותr המתבסס על שיוך בורד התחזוקה + ספקים לדירות | תחזוקה + ספקים + דירות |
| N-7 | אימפקט עתידי | פילוח דיירים לומדים / עובדים. מתחיל ריק ומתמלא ככל שנאספים נתונים (שדות מקום עבודה / כיוון-תוכנית התפתחות בכרטיס הדייר) - ראה שלב 2 | מסע הדייר |
"מה דורש טיפול היום". ממוקד פעולה, לא ניתוח.
| # | Widget | תוכן | מקור |
|---|---|---|---|
| O-1 | מסמכים תקועים | מועמדים שתקועים עם השלמת מסמכים · בקשות פתוחות שדורשות טיפול | מסע הדייר |
| O-2 | זימונים ללא מענה | אנשים שצריך לזמן ולדבר איתם · מי שלא ענה לזימונים (מספר ניסיונות), לפני נטישת התהליך | מסע הדייר |
| O-3 | פיגורי תשלום | פידבק מקארדקום על חיוב שלא עבר / כרטיס מבוטל - קופץ בבירור לטיפול | תשלומים וקבלות |
| O-4 | ביטוחים | ביטוחים שפגים, בתצוגת דשבורד (בנפרד מהתזכורות האוטומטיות): ראייה של 3 חודשים מראש ("באוקטובר יש 15 דירות לטיפול") + מי טיפל / מי לא | מסע הדייר |
| O-5 | מחויבויות כניסה | צ'קליסט המחויבויות של 14 הימים הראשונים בכניסה לדירה + מעקב התנדבויות - הכל מול העיניים | מסע הדייר + התנדבויות |
בנוסף לדשבורד התפעולי - בורד משימות עצמאי למשימות שאינן חלק מהתהליך הסטרוקטורלי (מסע הדייר / תשלומים / תחזוקה). מאפשר ללילך ולצחי לנהל to-do כללי, כולל פרויקטים ניהוליים על ציר זמן (Gantt) בסביבת עבודה נוספת. הבורד הסטרוקטורלי נשאר נקי; משימות אד-הוק מנוהלות בנפרד.
עיקרון קריטי-לתכנון שנקבע כבר בפגישה 2 ומחייב החלטות לפני הבנייה: מה שצריך להסתיר ממשתמש חייב לשבת בבורד נפרד. הסתרה ברמת עמודה בלבד אינה מספיקה למידע רגיש, ושינוי מבנה בדיעבד (פיצול בורד אחרי שנבנה) יקר. לכן מודל ההרשאות מעצב את חלוקת הבורדים.
| משתמש | תפקיד | רואה | לא רואה |
|---|---|---|---|
| צחי | מנהל / מקבל החלטות | הכל | - |
| לילך | מנהלת תפעול (משתמשת-מפתח) | הכל התפעולי - דיירים, תשלומים, קבלות, מונים, ועדות, תחזוקה | - |
| מורדכי | מנהל תחזוקה | דירות ובורד התחזוקה | פרטי דיירים המקושרים לדירה |
| סופי | משתמשת עתידית | גישה מוגבלת - לא רואה הכל (היקף מדויק ייקבע לפי תפקידה) | מידע רגיש / כספי מלא |
| דיירים | קצה | לא רואים כלום - המערכת פנימית | הכל, כולל זה את זה |
בפועל: ההחלטה מה מוסתר מגדירה את חלוקת הבורדים כבר בשלב הבנייה. כל תוכן שמישהו לא אמור לראות (שיחות אישיות, מידע כספי רגיש) יושב מלכתחילה בבורד ייעודי מקושר, ולא כעמודה שנסתיר בדיעבד.
בורד התחזוקה משרת שני צרכים שנסגרו בפגישה 3: יומן טיפולים פר דירה ומלאי מכשירים (מקרר ומזגן).
שורה לכל אירוע טיפול, המקושרת לדירה. תיקון מקרר = שורה; החלפת מקרר = שורה נוספת. פתיחת כרטיס הדירה מציגה לשונית עם כל הטיפולים ההיסטוריים של אותה דירה - תאריך, מה טופל, עלות - לזיהוי דירות עם בעיות חוזרות (נזילות, מקרר שתוקן פעמיים).
| # | שדה | סוג | ערכים / הערות |
|---|---|---|---|
| 1 | תיאור תקלה / טיפול | name | טקסט חופשי (החלפת נורה, פאנל שנשבר, נזילה, החלפת מכשיר וכו') |
| 2 | דירה | board_relation → דירות | שיוך פר דירה |
| 3 | נכס משותף | board_relation → נכסים משותפים | חלופי לדירה (שלב 2 - תחזוקה מונעת) |
| 4 | פריט / ציוד | dropdown | מקרר · מזגן · דוד · אחר |
| 5 | סוג | status | תיקון · החלפה · תחזוקה מונעת |
| 6 | סטטוס | status | דווח · בטיפול · הושלם |
| 7 | תאריך | date | - |
| 8 | עלות | numbers | מזין את עלות התחזוקה לדירה בדשבורד הניהולי (N-6) |
| 9 | ספק | board_relation → ספקים | שיוך הטיפול לספק שביצע (סעיף 4) |
שני המכשירים העיקריים שצחי מבקש לנהל כמלאי: מקרר ומזגן. כרטיס נפרד לכל מכשיר, המשויך לדירה - "מקרר דירה 22", "מקרר דירה 23" - כך שכל מכשיר מחזיק את הנתונים שלו לאורך זמן, גם בהחלפה.
| # | שדה | סוג | ערכים / הערות |
|---|---|---|---|
| 1 | מזהה מכשיר | name | לדוגמה "מקרר דירה 70" |
| 2 | דירה | board_relation → דירות | שיוך פר דירה |
| 3 | סוג מכשיר | status | מקרר · מזגן |
| 4 | ספק / יצרן | text / board_relation → ספקים | ספק המכשיר |
| 5 | תאריך התקנה / כניסה | date | מתי נכנס המכשיר |
| 6 | אחריות עד | date | לניהול אחריות (צורך מפורש של צחי) |
| 7 | היסטוריית טיפולים | board_relation → תחזוקה | קישור לשורות היומן של אותו מכשיר |
בפועל: כשמחליפים מזגן בדירה 70, פותחים את כרטיס הדירה או המכשיר ורואים בשנייה מתי נכנס המכשיר האחרון, מי הספק, ומה האחריות. המלאי מזין גם את התכנון של תחלופה יזומה בעתיד.
קריאות השירות מנוהלות היום באפליקציה חיצונית (דיווח תקלות בלבד, ללא היסטוריה). צחי מבקש להעביר את קריאות השירות למאנדיי כדי שיחליפו את האפליקציה. צחי ישלח גישה לאפליקציה הקיימת לצורך מיפוי ההיקף. ההעברה נכנסת לסקופ הבנייה (בורד התחזוקה סופג את קריאות השירות כמקור פתיחה חדש).
בורד ספקים חדש שנכנס לסקופ הבנייה (לא נדחה לשלב 2), מקושר לדירות ולבורד התחזוקה.
בפועל: מאנדיי מרכז את ההוצאות לספקים והתשלומים; פעם בחודש מפיקים ייצוא מסודר ומעבירים לרו"ח, במקום העברת ניירת ידנית מפוזרת.
מיגרציה מייצוא אקסל מלא מהמערכת הישנה - כרטיסי דיירים + דירות. קובץ ה-CSV של הדירות שהתקבל אנונימי (שם + ת"ז ריקים מטעמי פרטיות); נדרש ייצוא מלא עם שמות ותעודות זהות לצורך שיוך דייר↔דירה. dedup לפי ת"ז כמפתח ייחודי.
מעבר חד ומלווה, לא הדרגתי-ממושך במקביל:
homeforbest.org.il, כיום ב-Cloudflare אצל יגאל איילון; עובר לניהול ניר) כדי לחבר את הטופס למאנדיי. אין תיבות מייל על הדומיין. אביב (בונה האתר ב-Wix) תחובר לניר.מסומן במפורש מחוץ להצעת הבנייה הנוכחית, לתמחור ומימוש בהמשך:
| נושא | תוכן | סטטוס |
|---|---|---|
| תחזוקה מונעת לבניין | נכסים משותפים: גנרטור, חדר משאבות, מעליות, מועדון. חוזה/הסכם תחזוקה שנתי לכל נכס, חידוש פעם בשנה, ותיעוד תקלות שנתיות | צחי ישלח רשימת הנכסים הדורשים תחזוקה שנתית ואופן הניהול הנוכחי |
| ליווי תעסוקתי / אימפקט | שדות בכרטיס הדייר: מקום עבודה, כיוון / תוכנית התפתחות, לומד/עובד. מתחילים לאסוף את השדות כבר בשלב 1; הדשבורד הניהולי (N-7) מתמלא עם הזמן ומאפשר להציג אימפקט | איסוף נתונים מתחיל בבנייה; הצגה/הרחבה - שלב 2 |
| קריאות שירות חיצוניות | העברת האפליקציה החיצונית של קריאות השירות למאנדיי | צחי ישלח גישה למיפוי; ההעברה עצמה בסקופ הבנייה, ההיקף המדויק יתברר לאחר גישה |
| תשתית אתר ודומיין | חיבור אתר Wix החדש, ניהול הדומיין, והרשמה ל-Google for Nonprofits (Workspace: מיילים ארגוניים, Drive מסונכרן, Gemini) | אדמיניסטרטיבי - לתמחור בנפרד |
עיקרון האימפקט (שלב 2): מבנה שדות הדייר בשלב 1 מתוכנן כך שהנתונים התעסוקתיים נאספים כבר עכשיו, גם אם הדשבורד הניהולי שמציג אותם מבשיל רק בהמשך. כך אין צורך בהזנה רטרואקטיבית כשמפעילים את מודול האימפקט.